Cómo registrar un empleado en Argentina: paso a paso para empleadores

Contratar a una persona para trabajar en un negocio es un paso importante. Pero además de acordar el puesto, el horario y el sueldo, el empleador tiene que cumplir una serie de obligaciones para registrar correctamente la relación laboral.

Si estás por contratar a tu primer empleado, probablemente te preguntes: ¿dónde lo registro?, ¿qué necesito?, ¿cuándo tengo que hacerlo y qué datos debo informar?

En este artículo de El Aldeano te explicamos el procedimiento general para registrar un trabajador en relación de dependencia en Argentina.

Importante: los requisitos laborales pueden variar según la actividad, el convenio colectivo y la modalidad de contratación. La información de este artículo es orientativa y conviene verificar la situación particular antes de realizar el alta.

¿Es obligatorio registrar a un empleado?

Sí. Los empleadores comprendidos en el Sistema Integrado Previsional Argentino (SIPA) deben registrar a los trabajadores que incorporan a su nómina, independientemente de la modalidad de contratación. Esto también contempla determinados casos como las pasantías.

Registrar correctamente al trabajador permite que la relación laboral quede asentada y que el empleado pueda acceder a derechos y prestaciones vinculados con la seguridad social, como obra social, ART, asignaciones familiares y jubilación, según corresponda.

Para el empleador, además, la registración es una obligación y forma parte de las tareas necesarias para cumplir con las obligaciones laborales y de seguridad social.

¿Qué necesito antes de registrar a un empleado?

Antes de realizar el alta, el empleador debe estar registrado y contar con los elementos necesarios para operar ante ARCA.

Entre los principales requisitos se encuentran:

• CUIT del empleador.

• Clave Fiscal.

• Alta como empleador.

• Servicio Simplificación Registral - Empleadores habilitado.

• Datos del domicilio donde se desarrollará la actividad.

• Información del trabajador, incluyendo su CUIL.

• Datos correspondientes a la modalidad de contratación.

• Información relacionada con la obra social y otros datos laborales que correspondan.

ARCA indica que para utilizar Simplificación Registral se necesita CUIT, Clave Fiscal con nivel de seguridad 2 o superior y tener habilitado el servicio correspondiente.

Si todavía no tenés trabajadores, también podés darte de alta como empleador. ARCA contempla incluso la situación en la que el empleador se registra antes de incorporar a su primer trabajador.

¿Dónde se registra al trabajador?

El trámite se realiza principalmente mediante el servicio Simplificación Registral - Empleadores, al que se accede con Clave Fiscal.

Desde allí el empleador puede informar:

• Altas de trabajadores.

• Bajas.

• Modificaciones de datos.

• Información relacionada con las relaciones laborales.

• Determinados datos de la nómina de empleados.

Una vez realizada y aceptada el alta, el sistema genera la correspondiente constancia o acuse de recibo.

Además, ARCA cuenta actualmente con Alta Ya, una herramienta disponible desde dispositivos móviles que permite realizar nuevas altas de relaciones laborales.

Paso a paso: cómo dar de alta a un empleado

1. Tener al empleador registrado

El primer paso es contar con CUIT y estar registrado como empleador ante ARCA.

Si todavía no tenés trabajadores, primero tenés que realizar el alta correspondiente como empleador.

2. Habilitar Simplificación Registral

Ingresá a ARCA con tu CUIT y Clave Fiscal y buscá el servicio:

Simplificación Registral - Empleadores

Si no aparece entre tus servicios, puede ser necesario incorporarlo mediante el Administrador de Relaciones de Clave Fiscal.

3. Tener informado el domicilio de explotación

El sistema relaciona el lugar donde trabaja la persona con la actividad económica correspondiente.

Por eso es importante que el domicilio de explotación y la actividad estén correctamente registrados antes de realizar el alta.

ARCA utiliza esta relación entre domicilio y actividad como uno de los datos necesarios para registrar la nueva relación laboral.

4. Cargar los datos del trabajador

Para iniciar el alta se debe identificar al trabajador, normalmente mediante su CUIL.

ARCA establece como información mínima para comunicar un alta:

• CUIL del trabajador o, en determinadas situaciones, CUIT.

• Domicilio de explotación y actividad económica.

• Fecha de inicio de la relación laboral.

• Modalidad de contratación.

• Indicación de trabajador agropecuario, si corresponde.

• Agente del seguro de salud.

• Fecha de finalización cuando se trate de un contrato a plazo fijo.

Los demás datos pueden completarse posteriormente, pero deben estar informados antes de realizar la primera liquidación del salario.

5. Informar la modalidad de contratación

No todos los trabajadores tienen necesariamente la misma modalidad contractual.

Al realizar el alta se debe seleccionar la modalidad que corresponda a la relación laboral.

Este punto es importante porque la modalidad de contratación puede estar relacionada con distintas obligaciones, derechos y características de la relación laboral.

Si tenés dudas sobre qué modalidad corresponde, es recomendable consultar con un profesional antes de realizar el alta.

6. Respetar el plazo para realizar el alta

Este es uno de los puntos más importantes.

Como regla general, el alta debe comunicarse hasta el día inmediato anterior al comienzo efectivo de las tareas.

Para determinadas actividades contempladas por la normativa, el alta puede comunicarse hasta el momento del comienzo efectivo de las tareas.

Por eso, si una persona comienza a trabajar el lunes, no conviene esperar a que empiece a trabajar para realizar el trámite.

El alta debe estar correctamente comunicada dentro del plazo correspondiente.

7. Guardar la constancia

Una vez aceptado el trámite, ARCA genera una constancia del alta.

Es importante conservar esa documentación junto con el resto del legajo laboral del trabajador.

El sistema Simplificación Registral genera una Constancia de Alta Temprana como acuse de recibo de la operación.

¿Se puede registrar un empleado desde el celular?

Sí. ARCA dispone de Alta Ya, una aplicación que permite realizar nuevas altas de relaciones laborales desde un dispositivo móvil. La herramienta permite cargar el alta definitiva y genera una constancia del registro. También existe un mecanismo de alta provisoria desde la aplicación. En ese caso, el trámite debe completarse posteriormente mediante Alta Ya o Simplificación Registral para que quede definitivo.

¿Qué pasa después de registrar al empleado?

El alta ante ARCA es solamente una parte de las obligaciones del empleador.

Una vez incorporado el trabajador, también hay que cumplir con las obligaciones laborales, previsionales y de seguridad social que correspondan.

Entre otras cuestiones, el empleador deberá considerar:

• Liquidación y pago del salario.

• Recibo de sueldo.

• Aportes y contribuciones.

• Obra social.

• ART.

• Seguro de vida obligatorio.

• Convenio colectivo y categoría correspondiente.

• Vacaciones.

• Aguinaldo.

• Licencias.

• Declaraciones y pagos correspondientes ante ARCA.

La situación concreta dependerá de la actividad, el convenio aplicable, la modalidad de contratación y las características del trabajador.

¿Qué pasa cuando el empleado deja de trabajar?

La relación laboral también debe darse de baja en el sistema.

ARCA establece que la comunicación de la baja debe realizarse dentro de los 5 días corridos contados desde la fecha en que se produjo la extinción de la relación laboral.

Por eso tampoco alcanza simplemente con que la persona deje de presentarse a trabajar.

La situación debe quedar correctamente registrada.

¿Qué pasa si tengo que modificar los datos?

Si después del alta cambia algún dato que debe ser actualizado en el sistema, el empleador debe realizar la correspondiente modificación.

ARCA establece, como regla general, un plazo de 5 días hábiles administrativos para modificar los datos que no se actualicen automáticamente a través de otras bases de información.

¿Por qué es importante registrar correctamente a los empleados?

Registrar correctamente a un trabajador no es solamente un trámite administrativo.

La registración permite que la relación laboral quede incorporada al sistema y que el trabajador pueda acceder a las prestaciones correspondientes de la seguridad social.

También permite al empleador mantener ordenada su nómina y cumplir con las obligaciones que surgen de la relación laboral.

Además, hacer el alta antes del comienzo de las tareas evita uno de los errores más comunes: incorporar a una persona y dejar el registro para después.

¿Qué debería tener preparado un negocio antes de contratar?

Si estás por incorporar a tu primer empleado, una buena idea es preparar todo con anticipación.

Podés utilizar esta lista:

☐ CUIT del empleador

☐ Clave Fiscal

☐ Alta como empleador

☐ Simplificación Registral habilitado

☐ Domicilio de explotación informado

☐ Actividad económica correctamente registrada

☐ CUIL del trabajador

☐ Fecha de inicio

☐ Modalidad de contratación

☐ Obra social y demás datos requeridos

☐ ART correspondiente

☐ Convenio colectivo y categoría, si corresponde

☐ Constancia del alta

☐ Documentación del legajo laboral

De esta manera, cuando llegue el día de incorporación, gran parte del trabajo administrativo ya estará preparado.

En resumen

Registrar un empleado en Argentina implica bastante más que acordar un sueldo y un horario.

El empleador debe estar correctamente registrado, realizar el alta mediante los sistemas habilitados por ARCA y respetar los plazos correspondientes.

Actualmente, el trámite puede realizarse mediante Simplificación Registral y, para nuevas altas, también mediante Alta Ya desde un dispositivo móvil.

Y algo fundamental: el alta debe realizarse antes de que el trabajador comience efectivamente sus tareas, salvo las excepciones previstas para determinadas actividades.

Si estás contratando a tu primer empleado y no tenés claro qué modalidad corresponde, qué convenio aplicar o qué obligaciones tendrás como empleador, lo más conveniente es consultar con un contador o profesional especializado en materia laboral antes de comenzar la relación.

Fuentes oficiales

• ARCA — Empleadores y primeros pasos.

• ARCA — Simplificación Registral.

• ARCA — Plazos para altas, bajas y modificaciones.

• ARCA — Alta Ya.

• Argentina.gob.ar — Registro de la relación laboral.